誰かのメモに「12ページ参照」とあるのに、PDFで12を開いても目的の表がない。そんなときは、表示している番号と紙面に書かれた番号が同じかを確かめます。資料の内容を疑う前に、場所の示し方がずれていないかを見る方法です。
二つの番号を並べる
表紙や目次を含む資料では、画面上で数えた順番と、本文の印刷ページが一致しない場合があります。紙面の上や下にある番号を確認し、「紙面12ページ、ファイル内では15枚目」のように区別して書いておきます。
これは架空の例です。常に三枚ずれるという意味ではありません。資料ごとの構成を見て確かめます。表示方法も閲覧ソフトによって違うため、自分の画面の番号だけを唯一の参照方法にしないことが大切です。
見出しと表番号も残す
ページ番号に加えて、節の見出しや表番号を短く添えます。資料が改訂されてページの位置が変わった場合でも、探すための別の手掛かりになります。長い見出しを自分で省略したなら、正式な文字列と混同しないようにします。
一方、同じ名前の表が複数ある場合は、見出しだけでは足りません。章の名称や対象年度も合わせて残し、どの箇所を読んだのかが分かる形にします。
資料そのものの情報を忘れない
タイトル、発行主体、版や更新日、入手先を記録します。ダウンロードした日も添えると、後日の確認に役立ちます。ページが一致しない理由が番号の違いではなく、別の版を見ているためという可能性もあります。すぐに数字を直すのではなく、同じ資料を参照しているか確認しましょう。
改訂された資料の記録と一緒に使えば、内容と場所の両方をたどれます。読み返す自分だけでなく、メモを受け取る人にも戻れる道筋を残すことが、分かりやすい参照につながります。