資料を探して同じ言葉を何度も検索していると、何を変えたのかがわからなくなります。検索結果が少ないときこそ、入力欄を離れて、探しているものを短く書き出してみましょう。
四つの欄を作る
発行した可能性のある組織、資料の種類、対象の時期、内容を表す言葉。この四つを別々に記します。「市の会議資料、ある年度、公園の利用」といった仮の整理でも、何が確かで何が予想かが見えてきます。
正式名称を知らない場合は、その点を残します。自分が使っている言葉と、発行者が使う項目名が違うかもしれません。見つかった関連資料の見出しから、次に試す語を一つ拾う方法もあります。
一度に変える条件を減らす
検索語、対象サイト、期間を全部変えると、何が効いたのか追えません。まず資料名の候補だけ変える、次に発行主体を確認するなど、小さく試します。実際に使った検索語と確認日を一行ずつ残しましょう。
検索結果の短い説明だけで内容を確定せず、元のページや資料を開きます。似た題名でも、対象期間や地域が違うことがあります。目当てに近い資料を見つけたら、表紙や公開ページの情報から識別します。
見つからないことにも範囲を付ける
「資料は存在しない」と書く代わりに、「このサイト内検索で、この語を使った範囲では見つからなかった」と記録します。検索の限界を残せば、別の方法へ進む余地ができます。
公式の資料一覧や案内ページがある場合は、検索エンジン以外の入口として確認できます。それでも不明なら、問い合わせに必要な情報を整理する段階へ進めます。探索しただけで、特定の公開義務や保管状況を判断しないようにします。
見つけた後の整理には、三段に分ける読書メモを使えます。検索した経路も添えておくと、後から同じ資料へ戻りやすくなります。